Met de Complete Toolkit koppel je dit model aan uitleg, kant-en-klare templates en een concrete volgende stap.
Wanneer een probleem steeds terugkomt, lossen teams meestal de eerste oorzaak op die iemand noemt. Het probleem blijft dan gewoon bestaan. Een visgraatdiagram remt die reflex af: het team zet eerst alle mogelijke oorzaken op een rij, per categorie, voordat iemand er één kiest.
Wat een visgraatdiagram is
Het visgraatdiagram heet ook wel Ishikawa-diagram of oorzaak-gevolgdiagram. Kaoru Ishikawa, een Japanse kwaliteitsingenieur, gebruikte het in 1943 voor het eerst met ingenieurs bij Kawasaki en maakte het in de jaren zestig breed bekend met zijn boeken over kwaliteitsbeheersing. Het werd een van de basishulpmiddelen van de Japanse kwaliteitsbeweging.
Het probleem staat in de kop van de vis. De graten zijn categorieën van oorzaken. In de productie is de klassieke indeling de 6 M's:
- Methods (methoden): procedures, instructies, planning.
- Machines: apparatuur, software, gereedschap.
- Materials (materialen): grondstoffen, onderdelen, gegevens.
- Measurement (meting): hoe je controleert, telt en inspecteert.
- Manpower (mensen): vaardigheden, training, werkdruk.
- Mother nature (omgeving): temperatuur, locatie, timing, omstandigheden van buiten.
Dienstverlenende teams vervangen deze categorieën vaak door indelingen die beter passen, zoals beleid, procedures, mensen, plaats en systemen.
Voorbeeld van een visgraatdiagram: te late bestellingen bij een maaltijdbox-bedrijf
Kop van de vis: "18% van de leveringen op maandag komt na het beloofde tijdvak aan, tegenover 4% op andere dagen." Een nauwkeurige kop houdt de sessie gefocust.
Methoden: de routes voor maandag worden op vrijdag gepland, voordat de bestellingen van het weekend zijn afgesloten.
Machines: de routeplanner houdt geen rekening met het maandagochtendverkeer.
Materialen: een leverancier levert verse groenten maandagochtend te laat.
Meting: "te laat" wordt gemeten bij het depot, niet bij de voordeur van de klant.
Mensen: elke maand beginnen twee nieuwe chauffeurs op maandag.
Omgeving: drukker verkeer aan het begin van de week.
Uit de gegevens blijkt dat twee oorzaken de meeste late bestellingen verklaren: routes die worden gepland vóór de sluitingstijd voor bestellingen en de late levering van groenten. Die twee oplossen is de actie. De andere graten blijven op het diagram staan, om in de gaten te houden.
Visuele one-pager van het model
De one-pager
Gebruik dit beeld als snelle naslag. De kaart in het deck voegt de vragen en de stappen toe om het model op je volgende echte vraag toe te passen.
Zo leid je in 30 minuten een visgraatsessie met de kaart
- Minuut 0 tot 5: schrijf de kop. Wat, waar, wanneer en hoeveel. "Klanten zijn ontevreden" is te vaag; "verzoeken om terugbetaling gestegen van 2% naar 5% sinds maart" werkt.
- Minuut 5 tot 8: kies de graten. De 6 M's, of categorieën die bij jullie werk passen.
- Minuut 8 tot 18: bedenk in stilte oorzaken. Post-its op elke graat. Vraag bij elke oorzaak één of twee keer "waarom gebeurt dat?" om een laag dieper te komen.
- Minuut 18 tot 25: stem op de waarschijnlijkste. Iedereen markeert drie oorzaken die hij het belangrijkst vindt.
- Minuut 25 tot 30: plan de controle. Voor de top twee of drie: welke gegevens bevestigen het, en wie levert ze wanneer aan?
De kaart legt de categorieën uit en geeft de stappen en een voorbeeld, zodat de gespreksleider de vis niet uit het hoofd hoeft te tekenen.
Veelgemaakte fouten bij het visgraatdiagram
- Een vage kop. Als de probleemomschrijving geen getal of tijdsbestek heeft, worden de oorzaken ook vaag.
- Stemmen als bewijs zien. De stemming bepaalt wat je gaat testen. De gegevens bepalen de hoofdoorzaak.
- Mensen de schuld geven. "Slordige medewerkers" is zelden de hoofdoorzaak. Vraag wat in de methode of het systeem de fout mogelijk maakte.
- Bij het diagram stoppen. De uitkomst is een korte lijst oorzaken om te controleren, met eigenaren.
Als je gegevens over de oorzaken hebt, rangschikt een Pareto-analyse ze op effect. Gaat het probleem om trage doorloop en niet om fouten, dan is de Theory of Constraints een beter beginpunt.
Veelgestelde vragen over het visgraatdiagram
-
Wat zijn de 6 M's van een visgraatdiagram?
Methoden, machines, materialen, meting, mensen (manpower) en omgeving (mother nature). Ze zijn een beginpunt; gebruik categorieën die bij jouw proces passen.
-
Hoe verhouden de 5 Whys zich tot het visgraatdiagram?
De 5 Whys, een techniek die met Toyota wordt geassocieerd, graaft dieper in één oorzaak. Het visgraatdiagram biedt breedte over categorieën. Gebruik het visgraatdiagram om oorzaken te verzamelen en een paar keer "waarom" om onder elke oorzaak te komen.
-
Wanneer gebruik ik beter geen visgraatdiagram?
Bij een eenmalig probleem met een duidelijke oorzaak is het overdreven. Het is zijn plaats waard als een probleem terugkomt en het team het oneens is over de reden.
Van een muur vol oorzaken naar twee controles
Op de visgraatkaart staan de categorieën en de stappen, zodat een sessie over de hoofdoorzaak kan beginnen zodra het probleem zich voordoet. Het Miro-bord geeft het team de vis om samen in te vullen, en het Google Sheets-template en het Model Dashboard houden oorzaken, stemmen en controles op één plek bij. Het is een van de 50 modellen in het MBA Tools-deck.
